Apa itu Purchase Order (PO)? Fungsi dan Manfaatnya bagi Perusahaan

what is a purchase order


apa itu purchase order

PO adalah singkatan dari Purchase Order yang umumnya diartikan dalam bahasa Indonesia menjadi Pesanan Pembelian.

Belakangan ini kita sering mendengar kata atau istilah “buka PO” atau Open PO, khususnya pada saat pandemic covid-19 membuat kita mengubah cara bisnis kita. Sebelumnya kita menyiapkan barang terlebih dahulu untuk stok, baru kemudian menjualnya. Saat ini berubah menjadi kita ingin mendapatkan order terlebih dahulu baru kemudian kita menyiapkan barang, hal ini tentunya akan membantu kita agar dapat menyiapkan dan mengatur stok dengan lebih mudah dan sesuai dengan permintaan.

Apa itu Purchase Order? Dan Fungsi nya?

Apa itu Purchase Order? dan Fungsi nya?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli / customer untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual / supplier. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar untuk mendukung Bisnis

Umumnya sebelum pembeli mengirimkan Purchase Order artinya penjual sudah melakukan penawaran (Purchase Quotation). Sehingga detail barang termasuk spesifikasinya, harga barang dan jumlah barang yang ada pada Purchase Order sudah berdasarkan kesepakatan sebelumnya. Hal inilah yang membuat Purchase Order sifatnya mengikat. Penjual harus berkomitmen menyerahkan barang dan harga sesuai yang tertera pada Purchase Order. Karena itu Purchase Order disebut sebagai sebuah kontrak perjanjian pembeli dan penjual.

Tentunya tidak semua perusahaan sebagai pembeli menggunakan dokumen Purchase Order secara formal dan mengirimkan kepada supplier, ada berbagai alasan seperti

Bagi perusahaan mikro dan kecil, umumnya pesanan dilakukan antar pemilik usaha sebagai pembeli dan penjual dilakukan secara manual seperti order melalui telepon, saat ini biasa dilakukan juga menggunakan aplikasi chatting untuk menghindari kesalahan, dan dengan aplikasi chatting akan tercatat juga sejarah Purchase Order. Hal ini sangat umum dilakukan karena atas dasar kepercayaan dan juga karena jumlah order masih terbatas sehingga masih bisa diingat secara bahkan tanpa pencatatan.

Baca juga: Apa itu Contoh Surat Tagihan dan Cara Sukses Menagih Hutang

Namun, dengan perkembangan perusahaan, pemilik usaha tidak lagi melakukan order sendiri atau melayani pembeli. Maka peranan dokumen Purchase Order ini menjadi satu hal yang menjadi keharusan, agar dapat menghindari kesalahan atau keterlambatan pengiriman barang.

Fungsi dan Keuntungan dari Purchase Order (PO)

  1. Sebagai bukti order barang dari Pembeli, dan juga komitment dari penjual sebagai penerima order.
  2. Menghindari kesalahan order barang dan spesifikasinya, karena itu harus tertera pada Purchase Order secara detail
  3. Menghindari kesalahan Jumlah Pesanan.
  4. Menghindari kesalahan harga beli barang, sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak terjadi perbedaan harga.
  5. Mengingatkan penjual untuk komitment penyediaan barang sesuai order dan waktu yang dibutuhkan.

Informasi Apa yang Harus Ada dalam Purchase Order (PO)?

purchase order adalah

Agar mendapatkan keuntungan maksimal dari pembuatan dokumen Purchase Order, maka informasi berikut dibawah ini wajib ada dalam Purchase Oder. Kontrak antara pembeli dan penjual menjadi jelas, dan kedua pihak dapat memenuhi hak dan kewajibannya. Kedua pihak mendapatkan keuntungan, dimana pembeli mendapatkan barang pada saat yang tepat dengan harga yang sesuai, dan penjual mengirimkan sesuai dengan apa yang dijanjikan dengan waktu yang sesuai.

Berikut cara membuat Purchase Order, informasi yang harus ada dalam dokumen PO dan Contohnya:

  1. Identitas Pembeli

    Nama Perusahaan dan atau Nama orang / staff yang melakukan pembelian barang.

  2. Alamat Pembeli

    Alamat sangat penting, karena hal ini menyangkut alamat dimana pengiriman barang diharapkan. Hal ini sangat penting khususnya jika pembeli memiliki banyak lokasi Gudang, atau jika anda berjualan ritel dan memiliki banyak memiliki toko.

    Penulisan alamat ini menjadi sangat penting, karena dampaknya sangat buruk terjadi salah pengiriman karena kesalahan penulisan alamat pengiriman.

    Harus menjadi perhatian pula jika dalam satu Purchase Order, terjadi banyak pengiriman lokasi, misalnya ada memesan 100 buah barang, tetapi pengiriman dilakukan ke 3 lokasi berbeda, hal ini harus tertera dengan jelas berapa barang yang dipesan untuk setiap lokasi.

    Alamat lainnya yang harus menjadi perhatian juga, jika Alamat Penagihan berbeda dengan alamat pengiriman barang, hal ini umumnya terjadi pengiriman barang di lokasi Gudang yang tersebar di banyak lokasi, tetapi penagihan hanya di alamat kantor Pusat.

  3. Tanggal Purchase Order

    Tanggal PO sangat penting karena menunjukkan kapan PO dibuat, hal ini untuk memberitahu pihak Penjual kapan Order Pembelian Barang sudah dilakukan

  4. Tanggal Jadwal Barang Tiba

    PO merupakan kontrak karena itu penting, untuk mencantumkan tanggal barang diharapkan tiba pada pembeli. Dengan demikan penjual dapat memberikan service yang sesuai. Karena jika barang tidak dapat dipenuhi pada tanggal yang diharapkan tiba, maka bisa saja barang tersebut mengakibat kan kerugian besar pada pembeli. Misalnya barang tersebut adalah Bahan Baku yang dibutuhkan untuk Produksi yang sudah dijadwalkan. Keterlambatan satu bagian saja dari Bahan Baku yang di beli, dapat mengakibatkan proses produksi terhenti dan memberikan kerugian yang besar.

  5. Tenggang Waktu Pembayaran

    Tenggang waktu pembayaran sangat penting dalam Purchase Order, misalnya pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah barang diterima. Mengapa informasi ini penting? Karena semakin lama jangka waktu berhutang atau tenggang waktu jatuh tempo dari pembelian barang, pasti akan semakin menguntungkan untuk pembeli. Tenggang waktu ini menjadi salah satu faktor penentu penjual menentukan Harga Barang. Misalnya jika pembeli ingin membayar langsung / cash pada saat barang diterima, umumnya akan mendapatkan harga lebih murah dibanding dengan pembayaran tempo 30 hari setelah barang diterima.

  6. Informasi Barang yang di Pesan

    Detail barang yang dipesan tentunya menjadi sangat penting

    • Kode Barang.
      kode barang sangat penting, khususnya jika barang anda sangat banyak jenisnya bahkan memiliki beragam ukuran yang berbeda-beda, apalagi jika barang anda sulit dibedakan dengan mata telanjang. Penggunaan kode barang menjadi pada Purchase Order menjadi keharusan.

      Contoh: bila anda ingin order baju, dimana 1 model memiliki beragam warna, dan juga ukuran (S/M/L) maka dengan menggunakan kode unik untuk tiap Model, Warna dan Ukuran pada saat order anda akan dapat dimengerti dengan pasti oleh penjual. Jika anda hanya menjelaskan dari penamaan barang tanpa kode unik kemungkinan besar penjual tidak memahami maksud anda.

      Contoh berikut adalah penjelasan kode barang Coca-Cola:
      049000050103 – Coca-Cola Coke Classic 67.60 oz
      049000004632 – Coca-Cola Single Glass Bottle 12.00 fl oz
      049000608779 – Coca-Cola Coke Classic Can 12 oz
      049000429183 – Coca-Cola Diet Coke Can 12 oz

      Pada contoh diatas jika Purchase Order dari dari pembeli menggunakan kode barang, otomatis dengan mudah terlihat barang yang berbeda. Hal ini akan lebih bermanfaat lagi jika anda menggunakan sistem barcode, dan komputerisasi penjualan di toko anda.

      Purchase Order dengan aplikasi iReap POS

    • Keterangan/Deskripsi Barang.
      Deskripsi barang harus dijelaskan dengan lengkap dan jelas dalam dokumen PO. Pada contoh sebelumnya terlihat pada penjelasan deskripsi barang harus sampai kepada spesifikasi misalnya warna, ukuran.

      Deskrispsi juga harus jelas jangan membingungkan misalnya pada satu barang penjelasan ukuran terdapat di bagian depan, tetapi pada barang yang lain penjelasan ukuran terdapat paling belakang. Hal ini tentu akan menyulitkan penjual yang dapat berakibat kesalahan membaca order anda tentunya juga kesalahan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan yang anda harapkan.

    • Jumlah Barang dan Satuan Barang yang di Pesan.
      Setelah informasi Kode Barang dan Deskripsi / Nama Barang, tentu Jumlah barang harus dengan jelas disebutkan di Purchase Order pembeli. Kesalahan yang sering dilakukan adalah pada saat pemesanan barang hanya di cantumkan Jumlah barang, tetapi tidak ada Satuan barang.

      Pada contoh sebelumnya jika kita menggunakan kode barang, biasanya sudah pasti menunjuk kepada satuan tertentu. Hal ini karena kode barang membedakan satuan juga. Tetapi jika kode barang anda belum menganut satuan dan anda hanya menggunakan deskripsi barang pada saat membuat Purhase Order.

      Contoh nya pada saat penjual menerima order yang hanya tertera Coca-Cola Coke Classic Can 12 oz, sebanyak 100. Penjual akan bingung apakah ini 100 kaleng / Piece atau 1 lusin atau 1 dus?. Jadi pada Purchase Order pembeli selain mencantumkan Jumlah Barang harus mencantumkan juga Satuan Barang.

    • Harga Barang yang di Pesan.
      Terakhir adalah harga barang yang di Pesan harus tertulis sesuai dengan kesepakatan penjual dan pembeli, harga barang ini bisa dicantumkan harga pembelian per Satuan Unit dan secara Total. Baik secara total nilai pembelian perbarang maupun total nilai pembelian barang keseluruhan dalam satu dokumen purchase order.
  7. Contoh Dokumen PO (Purchase Order)

    contoh purchase order perusahaan
    Contoh Purchase Order
    contoh purchase order
    contoh purchase order

Dengan ketersediaan informasi yang lengkap pada Purchase Order, hal ini akan sangat membantu kepastian proses pembelian ke vendor, baik itu mengenai barang, harga maupun alamat pengiriman.

Selain itu, Purchase Order adalah tidak hanya berfungsi sebagai informasi barang yang mau dibeli oleh customer ke vendor, tapi juga sebagai surat perjanjian antara pembeli dan penjual atas harga dan termin pembayarannya.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Harga Jual Produk Anda agar Mendapatkan Untung Besar?

Demikian penjelasan mengenai pentingnya arti Purchase Order dalam suatu perusahaan. Anda bisa menggunakan cara manual, seperti misalkan menggunakan Microsoft excel untuk membuat PO.

Atau menggunakan beragam aplikasi yang sudah tersedia yang dapat membantu anda mempercepat proses pembuatan PO dan dapat termonitor kedatangan barang, seperti misalnya SAP Business One yang dapat membantu anda dalam memonitor proses pembelian mulai dari Purchase Order – penerimaan barang – penagihan oleh vendor sampai dengan pembayaran ke vendor.

Semoga bermanfaat.

Cara mencatat transaksi penjualan dengan android