SOP Adalah Standar Operasional Prosedur

SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur. Hadirnya kemampuan di dalam bekerja secara selaras dan juga sesuai standar karena adanya SOP yang eksplisit dan sudah terstandarisasi. Anda bersama tim dapat bekerja atau beroperasi secara formal dan terkoordinir dengan Standar Operasional Prosedur yang benar.

SOP tidak hanya akan membantu dalam meningkatkan produktivitas kerja, namun juga membantu dalam mengurangi berbagai risiko kesalahan.

Sedangkan tiap-tiap orang mungkin saja ingin dapat melakukan pekerjaan atau hal lain dengan benar, namun menurut orang yang lain pekerjaan atau hal yang benar mungkin saja berbeda.

Ini artinya, akan muncul hasil pekerjaan atau hasil akhir yang bervariasi, di mana itu bergantung pada siapa yang mengerjakan dan juga berdasarkan persepsi mengenai kebenaran menurut orang-orang tersebut. 

Baca juga: Pengertian Organisasi

Jika Anda ingin di organisasi atau perusahaan, bahwa setiap orang perlu untuk ikut pada aturan yang sama, maka Anda perlu untuk menjelaskan secara baik mengenai aturan tersebut. Cara yang paling baik tentunya dengan mendokumentasikan aturan tersebut melalui SOP yang benar. 

Apa itu SOP?

Kepanjangan SOP seperti yang sudah disebutkan di atas adalah Standar Operasional Prosedur. Pengertian standar operasional prosedur adalah proses aturan terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan produk serta layanan yang dipunyai dan ditawarkan pada konsumen disampaikan secara konsisten terus-menerus.

SOP sering untuk dipakai dalam menunjukkan tentang kepatuhan mengenai peraturan maupun praktik operasional. Lalu untuk mendokumentasikan cara melaksanakan tugas yang benar dan sesuai dengan standar dari perusahaan atau organisasi yang Anda miliki. 

Seringnya ketika sebuah perusahaan baru berdiri dan tumbuh, CEO maupun tim manajemen akan membuat segala keputusan secara internal. Saat perusahaan telah sampai atau mencapai ukuran yang tertentu, bentuk pengambilan keputusan seperti ini tentu akan membatasi kapasitas perusahaan atau organisasi untuk bertumbuh.

Baca juga: Pengertian Manajemen

Hal itu karena CEO ataupun tim manajemen tak bisa untuk membuat segala keputusan di waktu yang sesuai atau bahkan mereka tidak dapat terlibat secara langsung pada berbagai bidang aspek bisnis perusahaan.
 
Pada hal yang ini, standar operasional prosedur perusahaan umumnya akan mengambil alih dan juga mengambil tindakan menjadi dokumen yang mengatur segala macam proses bisnis. SOP pun bisa untuk menjadi sebuah cara yang efektif dalam mengkomunikasikan berbagai perubahan dari cara bisnis beroperasi kepada semua karyawan perusahaan.

Tentunya syarat dan format SOP pada tiap industri akan berbeda. Biasanya persyaratan SOP akan bergantung pada berbagai jenis kegiatan yang perusahaan lakukan, atau bahkan bergantung pada peraturan bisnis yang ada. 

Fungsi SOP

Mempunyai prosedur memang tidak menjadi solusi untuk semua masalah serta tak akan menjamin kinerja yang sangat baik, begitu juga tak menjamin hasil yang baik.

Akan tetapi, tujuan dari membuat SOP adalah memastikan jika Anda mempunyai sistem dan juga proses kualitas terstruktur, karyawan berkualitas, serta budaya memotivasi individu-individu di dalam perusahaan. SOP yang murni akan sangat mendukung orang-orang tepat pada lingkungan tepat.
 
SOP akan membantu Anda di dalam melakukan evaluasi lebih dari yang sekarang Anda lakukan, namun juga membantu di dalam memutuskan cara perusahaan untuk maju. Misalnya saja, bayangkan perusahaan Anda ingin untuk terapkan software akuntansi yang baru.

Untuk temukan software yang akan untuk dibeli, Anda perlu untuk mengetahui cara karyawan Anda yang akan menggunakannya serta bagaimana itu akan memberikan pengaruh pada proses bisnis.
 
Apabila Anda mempunyai SOP lengkap serta menyeluruh, Anda bisa untuk memakainya dalam melakukan evaluasi kekuatan serta kelemahan dari software akuntansi baru yang digunakan.

Dengan Anda mengetahui prosesnya secara keseluruhan, Anda akan dapat membuat pilihan-pilihan yang terbaik untuk perusahaan atau organisasi Anda.
 
SOP merupakan alat bisnis bermanfaat dikarenakan dapat mengkomunikasikan cara-cara yang benar di dalam melaksanakan berbagai kegiatan di dalam perusahaan atau organisasi. Beberapa fungsi standar operasional prosedur untuk bisnis di antaranya:

• Konsisten di dalam cara seseorang untuk lakukan tugas ataupun kegiatan yang tertentu. Suatu proses semakin konsisten dari satu orang ke orang lain, maka semakin kecil kemungkinan untuk masalah kualitas terjadi. 
• Fungsi selanjutnya SOP perusahaan adalah prosedur tertulis secara rinci berbagai instruksi untuk melakukan tugas. Selama karyawan-karyawan di dalam tim lakukan tugas seperti yang telah tertulis, terdapat peluang yang lebih besar kurangi kesalahan.
• Alasan lainnya SOP dibutuhkan pada perusahaan atau organisasi adalah untuk kepentingan dalam komunikasi. Dengan adanya perbaikan yang dilakukan di proses, lalu pada prosedur operasi yang diperbarui, serta pada setiap pembaharuan memerlukan pelatihan yang baru. Memperbarui SOP sediakan metode untuk komunikasikan perubahan proses ke para karyawan. 

Manfaat Adanya SOP untuk Bisnis

Menciptakan struktur yang lebih banyak pada aktivitas bisnis bisa untuk tingkatkan produktivitas serta kurangi biaya. Tak setiap organisasi atau perusahaan akan memperoleh manfaat dari standarisasi yang seperti ini, dan itu tergantung Anda, pemilik dari bisnis atau manajer, untuk menentukan apakah terdapat proses kerja yang bisa untuk diduplikasi setiap harinya di perusahaan atau organisasi Anda serta apakah ada baiknya untuk mengajarkan berbagai proses tersebut ke semua karyawan lewat SOP.
 
Banyak manfaat Standar Operasional Prosedur bila diterapkan di perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa dirasakan pada bisnis:

1. Keterbukaan Mengenai Informasi

SOP baik akan berikan semua orang informasi mengenai kesehatan, keselamatan, lingkungan serta operasional yang dibutuhkan untuk lakukan pekerjaan secara benar. Menempatkan nilai diproduksi saja, sedangkan abai pada keselamatan, kesehatan maupun lingkungan merupakan risiko dalam jangka waktu panjang.

Lebih baik untuk memberikan pelatihan karyawan pada segala aspek untuk dapat lakukan pekerjaan dengan benar dibandingkan harus hadapi denda, kecelakaan serta litigasi nantinya. 

2. Selalu Konsisten

SOP pun akan memastikan jika operasi produksi yang dilakukan dengan konsisten untuk jaga kontrol kualitas produk dan proses. Konsumen, mulai dari individu sampai perusahaan, inginkan produk berkualitas serta spesifikasi konsisten. SOP tentukan berbagai langkah pekerjaan yang bantu dalam standarkan produk serta kualitas. 

3. Penyesuaian dari Jadwal

SOP pastikan jika proses berlanjut dengan tidak ada gangguan serta diselesaikan dengan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Dengan ikuti SOP, Anda bisa membantu di dalam menghindari pemadaman proses yang disebabkan kerusakan atau kegagalan peralatan serta fasilitas yang lainnya. 

4. Kepatuhan Pada Hukum

SOP pun pastikan jika prosedur yang telah disetujui dan diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan serta pemerintah. Standar Operasional Prosedur yang ditulis secara baik akan berkontribusi untuk pastikan jika peraturan dari pemerintah dipenuhi.

Standarisasi pun tunjukan niat yang baik dari perusahaan untuk beroperasi secara benar. Kegagalan dalam membuat atau menulis serta memakai SOP yang tepat hanya akan berikan sinyal ke pemerintah jika bisnis tak serius mengenai kepatuhan. 

Tujuan SOP

Ada cukup banyak tujuan standar operasional prosedur, beberapa di antaranya:

1. Untuk jaga konsistensi tingkat kinerja ataupun kondisi yang tertentu serta kemana petugas serta lingkungan dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan yang tertentu. 
2. Menjadi acuan di dalam pelaksanaan kegiatan yang tertentu untuk sesama karyawan. 
3. Untuk hindari kesalahan atau kegagalan, keraguan, duplikasi dan pemborosan di dalam proses pelaksanaan kegiatan. 
4. Menjadi parameter dalam menilai mutu pelayanan. 
5. Untuk memberikan jaminan lebih pada penggunaan tenaga serta sumber daya dengan efektif dan efisien.
6. Untuk jelaskan alur tugas, tanggung jawab, serta wewenang dari tugas terkait.

Cara Membuat SOP yang Baik

Untuk Anda yang mempunyai niat untuk buat SOP perusahaan, berikut ada beberapa cara membuat standar operasional prosedur yang bisa untuk Anda coba terapkan:

1. Langkah yang pertama adalah buat susunan kerja. Langkah yang satu ini adalah pondasi yang utama dan akan pengaruhi kualitas SOP pada kemudian hari. 
2. Setelahnya, langkah berikutnya adalah merencanakan alur dari proses. Maksudnya adalah membahas berbagai hal yang mempunyai kaitan dengan tentukan format SOP, membuat template serta bagaimana SOP bisa untuk diakses. 
3. Lalu dilanjutkan dengan lakukan wawancara pada tiap karyawan. Ini mempunyai tujuan untuk ketahui aktibitas harian karyawan di dalam pekerjaan dan juga ketahui bagaimana karyawan bekerja. Dengan lakukan ini, maka Anda akan ketahui apa saja yang perlu untuk ditulis atau dipaparkan pada sebuah SOP. 
4. Langkah yang selanjutnya adalah mulai untuk menulis SOP. Setelah SOP selesai untuk ditulis, ada baiknya bahas mengenai SOP itu dengan berbagai pihak terkait. Hal ini punya tujuan untuk ketahui apakah masih terdapat celah ataupun ketidaksesuaian peraturan pada SOP yang sudah ditulis. Apabila SOP itu telah dianggap baik, maka SOP telah bisa untuk disosialisasikan pada karyawan serta pihak lain terkait. 
5. Setelah SOP ditulis, lalu disetujui dan disosialisasikan, maka pelatihan perlu untuk dilakukan agar SOP bisa untuk berjalan secara baik dan sesuai yang diharapkan. Setelah pelatihan, Anda bisa untuk berikan jangka waktu selama 6 – 12 bulan untuk akhirnya bisa adakan evaluasi. Evaluasi itu akan bahas apakah terdapat hal salah pada SOP, baik untuk ditambahkan ataupun dihilangkan. 

Contoh-Contoh SOP di Perusahaan

Pada tiap bisnis mempunyai pasar unik, setiap pelaku usaha punya gaya kepemimpinan sendiri, serta setiap industry punya praktik yang terbaik sendiri. Tidak ada bisnis yang punya SOP identik.

Nah, di bawah ini adalah beberapa contoh standar operasional prosedur yang kerap ditemui dalam beberapa bisnis, yang mungkin saja bisa untuk Anda pertimbangkan untuk digunakan di bisnis kecil:

• Produksi
  1. Buat berbagai langkah pada lini produksi
  2. Standar perawatan untuk peralatan, prosedur inspeksi
  3. Cara untuk melatih karyawan yang baru
• Keuangan serta Administrasi
  1. Cara dalam pengelolaan piutang dagang – proses untuk penagihan serta pembayaran
  2. Pengelolaan dari proses hutang dagang – memaksimalkan arus kas seraya penuhi semua tenggat pembayaran

Nah, itulah beberapa hal yang berkaitan dengan SOP. Untuk bisnis apa saja, pastikan jika para karyawan Anda mengetahui cara selesaikan tugas secara baik merupakan cara bagus untuk tingkatkan produktivitas bisnis Anda dan kurangi tingkat kegagalan bisnis.

Dengan terapkan berbagai pengetahuan di atas serta membuat Standar Operasional Prosedur sesuai kebutuhan perusahaan, Anda akan bisa untuk tingkatkan produktivitas tim serta pastikan kualitas dan konsistensi keberhasilan bisnis. 

Untuk Anda yang sedang kesulitan dalam melakukan proses pembukuan serta pengelolaan catatan keuangan, Anda dapat untuk coba pakai aplikasi kasir iReap POS. Ini adalah aplikasi kasir android gratis yang ditujukan untuk UMKM.

Aplikasi ini berikan fleksibilitas dan kemampuan dalam mengatur usaha retail, mulai dari pengaturan harga barang, artikel hingga kontrol persediaan serta pencatatan transaksi penjualan. Ideal sekali bagi usaha retail dengan fasilitas yang minimal.