Apa yang dimaksud dengan Stock Opname dan Apa Manfaatnya?

Physical Inventory, Definition and Benefits


stock opname adalah

Dalam kegiatan perusahaan, salah satu kegiatan rutin yang harus dilakukan adalah stock opname. Kegiatan ini membutuhkan upaya besar bagi pelaku bisnis terutama jika mereka masih bekerja pada pencatatan stock opname secara manual. Untuk alasan ini, memahami pengertian stock opname, manfaat dan prosesnya dapat membuat bisnis berjalan dengan lancar.

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah aktivitas perhitungan jumlah barang atau produk yang menumpuk di gudang atau di toko sebelum barang tersebut dijual kepada pelanggan.

Stock opname juga dapat diartikan sebagai salah satu teknik monitoring item dalam suatu perusahaan untuk mengontrol kompatibilitas antara jumlah barang fisik dan catatan pembukuan atau data di komputer.

Baca juga: Aplikasi android untuk menghitung stok barang sekaligus penjualan gratis

Karena jika seseorang melakukan kesalahan dalam menentukan jumlah produk, maka secara otomatis akan mempengaruhi jumlah produk itu sendiri. Apalagi ketika produk akan dijual.

Kegiatan stock opname sangat menguras waktu ketika dilakukan dengan proses manual. Karena manajemen atau petugas auditor harus memeriksa langsung ke gudang untuk mengetahui jumlah barang dengan benar.

Tetapi untuk saat ini aktivitas penghitungan barang ini lebih mudah. Apalagi sekarang telah didukung oleh teknologi canggih yang dapat mendukung aktivitas stock opname ini, yaitu menggunakan barcode.

Barcode adalah diagram bar yang dilengkapi dengan kode angka yang menandakan jenis dan harga barang. Meskipun ada barang serupa tetapi pasti akan menjadi kode barcode yang berbeda untuk setiap item.

Barcode diyakini mudah dan akurat dalam membantu mengurangi kesalahan perekaman dan perhitungan barang.

Dari survei dan penelitian yang telah dilakukan menyatakan bahwa stock opname dengan sistem barcode mampu meminimalkan terjadinya kesalahan pencatatan, termasuk juga perhitungan.

aplikasi stock count

Kenapa Harus Melakukan Stock Opname?

Pertanyaan selanjutnya setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan stock opname adalah mengapa hanya kegiatan ini yang cocok ketika memeriksa ketersediaan barang?

Kegiatan stock opname dilakukan untuk mengetahui dengan tepat dan benar tentang inventaris barang dalam catatan pembukuan dan barang-barang di gudang.

Perhitungan jumlah item di gudang berfungsi untuk menemukan kebenaran dan keakuratan catatan pembukuan perusahaan tentang jumlah barang yang ada. Dengan memastikan jumlah barang di gudang, manajemen dapat melakukan perhitungan secara akurat dan menentukan berapa banyak item yang perlu diproduksi sehingga mereka masih dapat memenuhi permintaan pasar.

Jika lebih banyak item ditemukan daripada yang ditulis dalam stock opname, maka periksa ulang, apakah ada kemungkinan transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam pencatatan.

stock opname

Apa manfaat dari Stock Opname?

Selain untuk mencatat stok barang di gudang, ternyata stock opname memiliki manfaat lain, yaitu sebagai berikut:

  • Dapat mengetahui stok barang di gudang, apakah sesuai dengan catatan pembukuan yang dilaporkan.
  • Dapat menindaklanjuti segera jika ada item yang hilang atau rusak sehingga tidak ada kekosongan.
  • Sebagai perbandingan stok barang tahun lalu atau data pada perusahaan serupa sehingga dapat menganalisis kemajuan perusahaan.
  • Dapat mengetahui arus masuk dan keluar.
  • Dapat mengetahui kondisi stok di gudang atau di toko secara akurat.
  • Dengan keakuratan data inventory, perusahaan juga dapat memantau ketersediaan barang di gudang, apa saja barang-barang yang pergerakan nya cepat, sehingga tidak terjadi penumpukan barang atau dikenal sebagai dead stock.

Tujuan Kegiatan Stock Opname

Setelah mengetahui maksud stock opname dan manfaatnya maka pertanyaan berikutnya, apakah tujuan stock opname?

Tujuan stock opname adalah mengetahui dengan tepat dan akurat mengenai persediaan barang dalam pembukuan dan yang ada di gudang memiliki jumlah yang sama atau bahkan ada perbedaan lebih atau kurangnya barang.

Perhitungan jumlah item yang akurat akan memberikan kemudahan terhadap pengaturan keluar-masuk barang ke gudang. Jika ada perbedaan antara catatan dan jumlah stok barang berarti ada kesalahan penghitungan, maka petugas yang ditunjuk untuk melakukan stock opname adalah petugas auditor khusus yang memeriksa apakah ada kemungkinan transaksi yang belum direkam atau kesalahan saat mencatat.

subsribe youtube Sterling Tulus Cemerlang STEM

Kapan Melaksanakan Stock Opname?

Secara umum, stock opname dilakukan pada akhir tahun atau bahkan setiap akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Sedangkan periode optimal bagi perusahaan untuk melakukan stock opname adalah sebagai berikut:

  • Periode Harian

    Pada dasarnya waktu untuk melaksanakan stock opname tergantung pada kebutuhan. Untuk perusahaan yang melakukannya setiap hari biasanya memiliki jenis produk yang cepat habis dan memiliki kedaluwarsa yang rendah seperti makanan dan minuman

  • Periode Bulanan

    Biasanya waktu yang diambil adalah 3 bulan (kuartal), 6 bulan (semester) atau bahkan 12 bulan (setahun). Perusahaan dapat menentukan periode melaksanakan stock opname sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kemampuan untuk melakukannya.

  • Periode berdasarkan peristiwa atau event

    Berdasarkan waktu-waktu tertentu yang diperlukan, misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stok. Ada juga acara khusus yang menyebabkan lalu lintas masuk dan keluar dari stok barang cukup tinggi seperti promo liburan, Harbolnas dan sebagainya.

Proses Melakukan Stock Opname

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan stock opname

  1. Periksa untuk memastikan semua transaksi barang telah dicatat masuk ke dalam system
  2. Cetak semua stock dalam program yang akan digunakan sebagai pedoman untuk analisis
  3. Memberikan hasil cetak ke bagian akuntansi
  4. Stock opname dilakukan dengan memberikan stiker atau semacam penanda pada barang yang sudah dihitung
  5. Hasil perhitungan diserahkan ke tim input data digital
  6. Lakukan analisis antara data dalam program (digital) dengan hasil stock opname manual
  7. Berikan hasil pemeriksaan kepada bagian accounting agar dilakukan sikronisasi data stok barang perusahaan.

Jika sudah sampai pada tahap ini, maka proses penghitungan stok barang-barang di gudang dengan cara stock opname telah selesai. Berikutnya adalah mencari solusi jika ada perbedaan antara jumlah item dalam program dengan stok item yang dihitung secara manual.

Untuk kemudahan Anda dalam mengelola inventaris barang, Anda juga bisa menggunakan aplikasi Stock Count untuk mobile device yang memiliki fitur inventory lengkap.

pengertian stock opname