Apa itu Aplikasi Kasir POS? Fungsi dan Manfaatnya untuk Toko Ritel

Aplikasi kasir POS adalah software yang digunakan oleh toko untuk membantu transaksi layaknya mesin kasir pada toko ritel namun kegunaannya lebih canggih di banding mesin kasir, aplikasi kasir Point of Sale digunakan untuk mencatat penjualan, mencatat order barang, membantu menghitung profit per item yang ter jual, pembelian barang, perhitungan stok, dan lain sebagainya.

Saat ini banyak sekali pilihan sistem kasir POS untuk anda yang menjalankan usaha ritel atau toko. Mulai dari sistem POS yang offline, aplikasi kasir online, bisa disesuaikan dengan usaha anda / customize, atau sudah tersedia di cloud.

Baca juga : Rekomendasi 13 Aplikasi Kasir Android Gratis

Point of sale atau POS adalah waktu dan tempat di mana transaksi ritel selesai. Pelanggan Anda melakukan pembayaran untuk produk atau layanan di toko Anda. Sederhananya, setiap kali pelanggan melakukan pembelian di toko Anda, mereka menyelesaikan transaksi point of sale.

Apa Fungsi dari Aplikasi Kasir POS?

Pada umumnya aplikasi kasir yang ada saat ini memiliki fungsi-fungsi berikut

1. Pencatatan transaksi Penjualan dan retur penjualan toko, dan mencetak struk / faktur penjualan.
2. Pencatatan transaksi pergerakan barang masuk dan keluar toko
3. Pencatatan biaya-biaya lain yang terjadi di toko.
4. Pencatatan transaksi pelanggan.
5. Pencatatan performa dari tim sales toko
6. Laporan-laporan otomatis secara langsung dapat tersedia untuk membantu Analisa aktifitas toko. Mulai dari laporan penjualan, stok barang, keuntungan kotor perbarang, biaya-biaya toko, sampai untung atau rugi bersih toko.
7. Kemampuan untuk menjalankan transaksi kasir penjualan secara Offline, khususnya untuk sistem kasir yang berbasis Cloud (Online), harus menjadi perhatian bahwa aplikasi POS tersebut harus bisa tetap berjalan dalam kondisi Offline. Hal ini agar tidak mengganggu input transaksi pada saat koneksi internet terganggu.

Baca juga : Lebih lanjut mengenai beda Aplikasi Kasir Online vs Offline, dan mana yang cocok untuk saya

Apa Manfaat menggunakan Aplikasi Kasir?

1. Aplikasi POS Mempermudah dan mempercepat pencatatan transaksi penjualan, dan pergerakan stok toko.
2. Meningkatkan pengawasan aktifitas toko dengan sistem point of sale
   • Membukukan kode produk/barang untuk Penjualan, Pengembalian, dan penerimaan dari vendor
   • Harga Penjualan Otomatis / harga terstandarisasi
   • Rekonsiliasi otomatis dari transaksi penjualan dengan sisa stok
   • Rekonsiliasi penerimaan pembayaran yang lebih mudah dan cepat berdasarkan tipe pembayaran.
   • Mengurangi kesalahan pencatatan atau operasional toko.
3. Pelayanan pelanggan
   • Minimalkan penipuan dan tingkatkan kepercayaan diri pelanggan.
   • Merekam riwayat transaksi pelanggan tertentu untuk program loyalitas masa depan seperti THR pada hari raya lebaran kepada pelanggan tertentu.
4. Laporan-laporan online yang dihasilkan dari aplikasi POS dapat dengan segera dianalisa untuk keputusan tepat waktu untuk penjualan, menentukan harga jual, dan analisa stok barang.
5. Dengan bantuan aplikasi kasir pos analisa yang baik maka akan meningkatkan penjualan, dan melakukan efisiensi stok barang, meningkatkan stok barang yang laku dan mengurangi stok barang khususnya yang bergerak lambat (kurang laku).

Siapa pengguna Aplikasi POS?

Melihat dari beragam manfaat yang didapat dari menggunakan aplikasi POS, maka sudah menjadi keharusan untuk setiap pengusaha ritel menggunakan aplikasi untuk mendukung operasional toko, dan mendorong perkembangan bisnis kedepan.

Berikut adalah ragam jenis toko ritel yang menggunakan aplikasi kasir dan fungsi khusus yang dibutuhkan dalam setiap jenis toko ritel tersebut.

1. Aplikasi Kasir untuk Toko Ritel Minimarket, Warung Kelontong

Untuk ritel warung dan mini market yang harus menjadi perhatian adalah jumlah master barang yang bisa ditangani oleh sistem kasir yang ditawarkan. Selain jumlah jenis barang yang harus menjadi perhatian adalah jumlah transaksi mengingat transaksi di toko ritel minimarket dan warung bisa sangat besar dengan nilai transaksi yang secara umum kecil.

Kemampuan penggunaan alat pembaca barcode (barcode scanner) dari aplikasi POS menjadi satu keharusan pada aplikasi kasir yang dipilih agar transaksi bisa berjalan dengan cepat dan tidak membuat pelanggan menunggu.

Baca juga : Berjualan dengan cepat dengan barcode scanner menggunakan aplikasi kasir android IREAP POS Lite dan Pro

2. Aplikasi POS untuk Kedai Warung Kopi, Toko Roti, Restoran Cepat Saji, Counter Kuliner, Franchise Kuliner

Bisnis warung kopi yang terus tumbuh dengan sangat cepat dengan cara membuka banyak toko membuat anda membutuhkan kontrol terhadap toko-toko tersebut dengan mudah, cepat, dan akurat. Pertimbangan penting untu memilih aplikasi POS untuk jenis ini adalah bagaimana sistem kasir tersebut bisa melakukan konsolidasi semua laporan-laporan transaksi. Monitor pertumbuhan setiap toko dari penjualan, stok bahan baku, sampai kepada keuntungan kotor dan keuntungan bersih setiap toko dan secara total binis menjadi sangat penting untuk pengambilan keputusan. Laporan-laporan tersebut harus tersedia di aplikasi kasir secara online bisa diakses kapan saja dimana saja, untuk pengambilan keputusan segera untuk membuka toko baru, atau memutuskan toko yang tidak produktif.

Bisnis ritel kuliner atau makanan juga membutuhkan aplikasi Point of Sale yang dapat menghitung penggunaan bahan baku dan menghitung biaya harga pokok pembelian secara otomatis berdasakan resep atau formula. Dengan demikian anda dapat menganalisa sisa stok bahan baku sekaligus mendapatkan informasi keuntungan untuk setiap produk makanan yang terjual.

Pada bisnis waralaba/franchise kuliner, hal ini menjadi semakin penting. Mengingat sebagai penjual franchise anda perlu memonitor toko pembeli waralaba/ franchisee, dan memberikan masukan-masukan perbaikan berdasarkan data-data transaksi yang terjadi. Dengan demikian pembeli waralaba/franchisee anda akan memiliki bisnis yang berkembang, dan otomatis sebagai pemilik waralaba/franchisor anda akan menikmati hasilnya.

Baca juga : Manfaatkan perangkat android anda dengan aplikasi kasir IREAP POS Pro guna mendukung bisnis kuliner anda

3. Toko Ritel Fashion, Toko Baju, Sepatu, Kacamata dan Fashion lainnya

Pada toko ritel fashion seperti sepatu, baju, kacamata, perlengkapan olah raga dan lainnya, harus menjadi perhatian adalah jumlah master barang yang bisa ditangani oleh sistem POS yang ditawarkan. Hal ini mengingat toko ritel fashion memiliki karakteristik barang yang selalu baru mengikutin perkembangan jaman, karena itu tidak heran jika jumlah macam barang untuk jenis toko ini bisa mencapai puluhan ribu, ratusan ribu, bahkan dalam pengalaman kami sampai berjumlah jutaan jenis barang.

Kemampuan penggunaan alat pembaca barcode (barcode scanner) menjadi satu keharusan agar transaksi bisa berjalan dengan cepat dan tidak membuat pelanggan menunggu. Barcode scanner juga membantu anda agar tidak melakukan kesalahan pencatatan penjualan sehingga stok barang anda selalu akurat.

Baca juga : IREAP POS Lite dan Pro mendukung toko ritel fashion anda dengan hanya menggunakan perangkat android

4. Barbershop, Salon, Klinik dan Layanan Kecantikan.

Aplikasi kasir sangat diperlukan untuk jenis bisnis pelayanan/service seperti barbershop, salon, bisnis SPA kecantikan. Khususnya dalam fungsi kasir untuk mencatat team member yang melakukan pelayanan. Misalnya pada bisnis Salon, anda perlu mencatat nama team yang memberikan service untuk potong rambut, atau pengecatan rambut pada setiap transaksi, hal ini diperlukan agar anda dapat menganalisa performa setiap tim member anda dalam memberikan layanan/service.

Data ini juga diperlukan untuk menghitung pembagian komisi atau fee kepada team sesuai performa yang dilakukan.

Baca juga : Lebih detail contoh sistem kasir IREAP POS mobile android yang mendukung bisnis ritel Barbershop, Salon, Klinik dan Layanan Kecantikan

5. Restoran dengan Layanan Penuh

Jika anda memiliki restoran dengan layanan penuh, fungsi aplikasi POS untuk pengaturan order, Manajemen penggabungan order, pemisahan order, dan pembayaran menjadi sangat penting. Juga kemampuan untuk print order berberapa lembar untuk kebutuhan tagihan dan kebutuhan proses pembuatan makanan didapur.

6. Layanan Jasa Professional seperti Jasa Fotographer, Jasa Digital Marketing

Dari beragam jenis usaha ritel, usaha layanan jasa professional ini adalah jenis yang masih tertinggal dalam melakukan mencatatan menggunakan sistem kasir. Hal ini mengingat transaksi yang terjadi tidak sering dan service yang diberikan tidak terlalu beragam. Namum jenis usaha ini memiliki tantangan karena pada umumnya pembayaran tidak langsung dilakukan pada saat order diterima. Yang terjadi pelanggan akan memberikan uang muka, lalu setelah pengerjaan selesai, sisa pembayaran akan dilakukan. Karena itu diperlukan sistem yang membantu anda para penyedia jasa professional untuk mengingatkan mengenai waktunya untuk membuat tagihan, atau kapan waktu tagihan anda jatuh tempo. Sehingga dapat membantu arus kas anda lebih baik.

Baca juga : Gunakan IREAP INVOICE untuk membantu anda membuat tagihan faktur, dan mengingatkan saat jatuh tempo tagihan dalam genggaman anda

Demikian adalah beberapa fungsi utama aplikasi kasir yang dibutuhkan sesuai dengan jenis toko ritel atau usaha anda.

Sejarah Singkat Mesin Kasir sampai Sistem Kasir

Dengan semakin berkembangnya bisnis ritel, dan jumlah teransaksi yang ada. Maka transaksi penjualan yang terjadi di toko tidak bisa lagi ditangani secara pencatatan manual.
Demikianlah awalnya tercipta sistem kasir, apakah itu menggunakan mesin kasir ataupun menggunakan perangkat lunak/software dimana bertujuan membantu pencatatan penjualan.

Selama periode 1888 hingga 1915 mesin kasir dibuat menggunakan logam cor dan dibuat sangat mewah. Pada masa ini sistem mesin kasir benar-benar hanya ditujukan untuk transaksi penjualan, karena itu sampai hari ini istilah sistem kasir atau Point of Sale (POS) masih terus digunakan.

NCR Corporation sebelumnya disebut National Cash Register, adalah perusahaan yang mempelopori mesin kasir dan sistem POS, sejak 1888 sampai hari ini perusahaan sudah berumur lebih dari 130 tahun.

Baca juga : Lebih lengkap mengenai sejarah perusahaan NCR dalam menciptakan mesin kasir sampai menjadi aplikasi kasir POS.

Sebelum tahun 1980an, perkembangan aplikasi POS maupun akuntansi berkembang terus, tetapi dengan keterbatasan bahwa aplikasi dibuat khusus (proprietary) hanya berjalan untuk mesin tertentu, hal ini juga sejalan dengan perkembangan dari sisi perangkat keras dan sistem operasi.

Perkembangan personal computer pada periode 1990 sampai 2000, memberikan akses kepada computer lebih terjangkau karena menjadi murah dan semakin mudah digunakan. Hal ini membawa kemudahan dan terbukanya kesempatan banyak perusahaan-perusahaan pengembang aplikasi mengembangkan sistem aplikasi kasir yang lebih lengkap, pintar dan murah, sehingga beragam aplikasi kasir tersedia dengan banyak pilihan dan menjadikan penggunaan sistem POS di bisnis ritel menjadi suatu keharusan atau bukan barang mewah lagi.

Memasuki abad 21 sampai saat ini, dengan perkembangan dunia yang sudah terkoneksi melalui jaringan internet, dan 2010 menandakan dimulainya evolusi perangkat computer menjadi semakin kecil dan dalam genggaman /mobile apakah menggunakan sistem operasi android atau ios. Hal ini kembali memberikan perubahan baru pada industry aplikasi Point of Sale atau sistem kasir.

Saat ini tersedia begitu banyak aplikasi kasir yang dapat berjalan pada perangkat bergerak / mobile. Sangat simple digunakan, bisa di download langsung dari perangkat android google play atau apple store. Aplikasi kasir pos yang tersedia mulai dari full aplikasi kasir gratis tanpa biaya apapun, atau berbiaya bulanan dengan harga murah sehingga anda tidak perlu berinvestasi diawal, seperti halnya pada periode-periode sebelumnya yang membutuhkan biaya perangkat khusus yang mahal.

Begitu beragamnya aplikasi kasir yang ada saat ini menjadikan anda dapat memilih sesuai kebutuhan anda, apakah anda hanya membutuhkan aplikasi POS untuk mencatat sendiri sebagai owner dan hanya memerlukan aplikasi kasir offline. Atau anda mengelola banyak toko sampai ratusan toko sehingga anda membutuhkan fungsi aplikasi pos online yang dapat mendukung laporan konsolidasi dari banyak toko secara otomatis dan langsung (real-time).

About