Apa saja syarat bukti transaksi keuangan yang sah? Syarat sah bukti transaksi adalah tercantum tanggal terjadinya transaksi, nama pembuat dan penerima transaksi, ada tanda tangan atau cap resmi yang menyatakan kebenaran transaksi.
Cari tahu lebih banyak tentang pengertian bukti transaksi, tujuan, manfaat dan fungsi bukti transaksi dengan membaca artikel ini sampai selesai, yuk.
Pengertian Bukti Transaksi Adalah
Pengertian bukti transaksi adalah catatan tentang terjadinya transaksi, baik berupa transaksi penjualan, pembelian, keluar masuk barang, catatan terkait dokumen penting dan sebagainya.
Bentuk bukti transaksi bisa berupa hardcopy maupun softcopy dan akan sah kalau memenuhi syarat dokumen sah yang sudah disebutkan di awal artikel ini serta diakui oleh pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi.
Dalam bentuk hardcopy, adanya tanda tangan pada bukti transaksi menjadi bentuk pernyataan akan kebenarannya dan sudah pula dilakukan pengecekan.
Sementara kalau bukti transaksi berupa softcopy, maka penerima bukti transaksi harus mengecek dan konfirmasi sebagai tanda setuju dengan isinya...
Manfaat Bukti Transaksi
Pernah melihat ada orang yang meminta bukti transaksi setelah melakukan pembayaran meski nominalnya kecil, kan? Ini bukan masalah besarnya nominal uang yang telah dikeluarkan, melainkan sebagai jaminan bahwa transaksi tersebut diakui.
Pada suatu perusahaan, keberadaan bukti transaksi sangat penting. Ketika dilakukan inventarisasi transaksi dan penjurnalan, maka semua harus ada dokumentasinya.
Bisa dikatakan, manfaat bukti transaksi bukan hanya bagi pemberi uang saja. Namun bagi pihak yang membayar, dokumen ini menandakan bahwa pembayaran sudah diakui dan diterima oleh pihak penerima, sehingga kelak di kemudian hari tidak boleh ada lagi pengajuan tagihan yang belum terbayar.
Sedangkan bagi penerima, bukti transaksi menjadi dokumen yang menyatakan transaksi sudah terjadi dan sudah terbayar (jika transaksi tunai) atau menjadi bukti utang (jika transaksinya berbentuk kredit).
Tujuan Bukti Transaksi
Bukti transaksi dalam perusahaan berperan sebagai dokumen lampiran dalam penjurnalan. Tujuannya adalah agar tidak terjadi salah transaksi dan meminimalkan kecurangan. Oleh karena itu, bukti transaksi harus tersimpan dengan rapi dan mudah diambil ketika dibutuhkan.
Siapa yang Mengeluarkan Dokumen Transaksi
Dokumen berupa bukti transaksi dikeluarkan oleh petugas yang menerima uang atau barang dengan disertai pengesahan. Tanda bukti transaksi sah bisa pencantuman tanda tangan atau stempel perusahaan.
Fungsi Bukti Transaksi Dalam Perusahaan
Sebagai institusi yang terdiri dari banyak orang, maka untuk memudahkan monitoring semua kegiatan bisnis harus ada dokumennya. Terutama yang berkaitan dengan keuangan dan keluar masuk barang. Nah, dokumen tersebut dikenal dengan nama bukti transaksi.
Fungsi bukti transaksi sebagai bukti resmi bahwa transaksi keluar masuk sudah tercatat dengan baik untuk proses pembuatan laporan pembelian, laporan penjualan, laporan stok barang, bahkan laporan keuangan.
Di era sebelum digital, Anda pasti sudah sering kan menerima secara kertas yang isinya nominal transaksi dan jenis pembayaran yang dilakukan, seperti saat berbelanja, membayar SPP anak, membayar iuran dan sebagainya.
Namun di era digitalisasi seperti sekarang, bukti transaksi tidak lagi harus berupa kertas. Sistem pembayaran yang canggih telah dapat membuat bukti pembayaran dalam bentuk softcopy.
Petugas tinggal mengirimkannya melalui email atau pesan WhatsApp. Meski bentuknya berupa soft file, bukti transaksi tersebut sah dan bisa menguatkan terjadinya transaksi dari kedua belah pihak.
Tanpa adanya bukti transaksi, bisa saja transaksi dianggap tidak pernah terjadi. Lalu kalau terjadi masalah di kemudian hari maka perusahaan tidak berkewajiban membayar kalau dalam proses tagihan/gugatan tak ada pelampiran bukti transaksi.
Jika dirangkum, maka fungsi bukti transaksi, antara lain:
- Alat untuk memudahkan konfirmasi bahwa transaksi telah terjadi.
- Mengetahui siapa saja yang terlibat dalam transaksi.
- Catatan resmi yang berkaitan dengan ketersediaan modal, hutang, piutang dan kewajiban lain dari perusahaan.
- Menghindari double pencatatan dan penagihan.
- Mengurangi kesalahan oleh petugas karena tidak adanya dokumen untuk pengecekan.
Bukti transaksi adalah catatan tentang terjadinya transaksi dan dinyatakan sebagai dokumen yang sah kalau sudah disepakati oleh pihak-pihak yang terlibat. Pengesahan bisa dengan adanya tanda tangan atau cap resmi perusahaan. Meski begitu, Anda perlu memahami jenis bukti transaksi dan menggunakannya dengan benar. Nah, berikut Jenis dan Contoh Bukti Transaksi.
