Dalam sebuah transaksi, seperti pembelian, penjualan dan lainnya perlu dokumen. Dokumen tersebut dikenal dengan nama bukti transaksi.
Fungsi dokumen tersebut dalam suatu perusahaan sangat penting. Setiap terjadi transaksi baik keluar atau masuk harus tercatat dalam pelaporan dan disertai dengan bukti yang sah.
Untuk kegiatan sehari-hari, seperti berbelanja, membayar SPP anak, membayar iuran dan sebagainya, Anda sering mendapatkan secarik kertas. Kertas tersebut menandakan bahwa pembayaran telah dilakukan dan sah.
Namun pada saat digitalisasi sekarang ini, bukti transaksi tidak lagi harus berupa kertas. Sistem pembayaran yang canggih telah dapat membuat bukti pembayaran dalam bentuk softcopy.
Petugas tinggal mengirimkannya saja melalui email atau pesan WhatsApp. Meski bentuknya berupa soft-file namun bukti transaksi tersebut sah dan bisa menguatkan terjadinya transaksi dari kedua belah pihak
Pengertian Bukti Transaksi Adalah
Pengertian bukti transaksi adalah catatan baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang menyatakan terjadinya suatu transaksi. Bukti tersebut sah jika diakui oleh kedua belah pihak.
Dalam bentuk hardcopy, bukti transaksi biasa ditandatangani sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan dan benar. Namun dalam bentuk softcopy, tidak. Penerima harus mengecek dan konfirmasi sebagai tanda setuju dengan isinya.
Manfaat Bukti Transaksi
Pernah melihat seseorang ketika melakukan pembayaran meski hanya dalam nominal kecil meminta dokumen? Bukan masalah seberapa besar uang yang telah dikeluarkan melainkan sebagai jaminan bahwa transaksi tersebut diakui.
Pada sebuah perusahaan, bukti ini sangat penting. Ketika dilakukan inventarisasi transaksi dan penjurnalan, maka semua harus ada dokumentasinya. Manfaat bukti transaksi bukan hanya bagi pemberi uang saja.
Bagi pihak yang membayar, dokumen ini menandakan bahwa pembayarannya sudah diakui oleh pihak penerima. Pihak penerima tidak dapat melakukan penagihan lagi.
Sedangkan bagi penerima, peran dokumen ini pun tidak kalah penting. Selain sebagai bukti bahwa transaksi sudah terjadi juga berfungsi agar tidak terjadi penagihan lagi pada klien.
Tujuan Bukti Transaksi
Bukti transaksi dalam sebuah perusahaan sebagai dokumen lampiran dalam penjurnalan. Tujuannya adalah agar tidak terjadi salah transaksi dan meminimalkan kecurangan. Oleh karena itu harus tersimpan dengan rapi dan mudah diambil.
Siapa yang Mengeluarkan Dokumen Transaksi
Dokumen berupa bukti transaksi dikeluarkan oleh petugas yang menerima uang atau barang dengan disertai pengesahan. Pengesahan tersebut dapat berupa tanda tangan atau stempel perusahaan.
Fungsi Bukti Transaksi Dalam Sebuah Perusahaan
Sebagai institusi yang terdiri dari banyak orang, maka untuk memudahkan monitoring semua kegiatan bisnis harus terdokumentasi. Terutama yang berkaitan dengan keuangan.
Dokumen bukti transaksi merupakan berkas penting yang harus ada. Bahkan tanpa dokumen tersebut, sebuah transaksi bisa saja dianggap tidak terjadi dan perusahaan tidak berkewajiban menggantinya.
Perusahaan mengenal berbagai jenis bukti transaksi. Semua fungsinya sama, yaitu sebagai alat untuk melakukan pencatatan dan penagihan terhadap kewajiban perusahaan. Fungsinya adalah:
- Alat untuk memudahkan untuk konfirmasi
- Mengetahui siapa saja yang terlibat dalam transaksi tersebut
- Catatan resmi yang berkaitan dengan ketersediaan modal, hutang, piutang dan kewajiban lain dari perusahaan
- Menghindari double pencatatan dan penagihan
- Mengurangi kesalahan oleh petugas karena tidak adanya dokumen untuk pengecekan
Jenis Bukti Transaksi
Terdapat dua jenis bukti transaksi. Keduanya berbeda dari sisi penerima dan pengirim. Namun kegunaan dan fungsinya sama, yaitu sebagai dokumen tercatat untuk mengesahkan transaksi.
Dokumen tersebut yaitu bukti transaksi intern dan ekstern. Pembeda dari keduanya adalah siapa penerimanya. Begitu pentingnya bukti ini sehingga harus tersimpan dengan rapi.
Bukti transaksi intern adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak finance atau bagian pembayaran kepada pihak internal perusahaan. Misalnya pada karyawan atau pimpinan.
Jenis ini biasa berfungsi untuk menyatakan bahwa uang gaji, lembur insentif dan lainnya sudah dibayarkan oleh perusahaan. Bagian tujuan pun sudah menerima. Jika akan komplain, maka harus membawa bukti transaksi tersebut.
Sedangkan untuk jenis kedua, yaitu bukti transaksi ekstern adalah berupa dokumen transaksi dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya pembayaran pajak, sewa gedung, pembelian bahan produksi dan lain sebagainya.
Bagian pembayaran atau finance harus menyimpan bukti pembelian ekstern duplikat. Gunanya adalah sebagai bukti jika ada pihak yang komplain, dokumen pelengkap dalam jurnal dan pencatatan keuangan
Fungsi dokumen transaksi sangat penting. Oleh karena itu, biasanya perusahaan akan menyimpan dokumen dari tahun-tahun sebelumnya secara rapi. Secara berkala, perusahaan akan melakukan pembersihan dokumen.
Untuk proses ini harus melalui persetujuan manajemen dan dilakukan khusus dokumen tertentu. Misalnya setelah transaksi terjadi sekian tahun. Pihak yang akan melakukan pemusnahan harus membuat permohonan dan persetujuan.
Setelah proses pemusnahan dilakukan, harus langsung dibuat berita acara dengan menyebutkan tanggal, lokasi dan data berkas yang dimusnahkan tersebut. Misal dokumen pembayaran dari nomor sekian sampai sekian.
Guna berita acara ini adalah sebagai bukti jika dokumen penting bagi perusahaan tersebut memang sudah tidak ada karena proses pemusnahan. Bukan disebabkan hilang atau terselip.
Dengan adanya bukti tersebut maka bagian finance tidak akan dipersalahkan ketika suatu saat ternyata dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Berdasarkan berita acara, maka tidak adanya bukti tersebut tidak bisa dipermasalahkan.
Macam-Macam Bukti Transaksi
Macam bukti transaksi sangat banyak. Begitu pentingnya dokumen ini, bahkan perusahaan rela berinvestasi dalam jumlah besar untuk membeli software pencatatan, pembuatan dan penyimpanan.
Saat ini banyak perusahaan tidak lagi menggunakan hardcopy untuk cetak struk pembayaran gaji karyawan. Berkas tersebut telah terganti dengan soft file yang langsung terkirim melalui email atau aplikasi pengiriman seperti WhatsApp.
Meski tanpa tanda tangan atau stempel sebagai pengesahan, namun keabsahan bukti pembelian ini tidak diragukan. Biasanya di bagian atas atau bawah dokumen terdapat pernyataan bahwa bukti tersebut resmi.
Penerima pun harus menyetujuinya. Jika ada kekeliruan, maka pada saat mengajukan komplain, bukti tersebut dapat berguna sebagai alat. Caranya bisa dengan mencetak atau menunjukkan softcopynya saja.
Setelah memahami tentang manfaat, fungsi dan tujuan bukti transaksi, lantas apa saja macamnya? Setiap perusahaan memberlakukan macam dan fungsi yang berbeda. Namun secara umum berikut diantaranya:
1. Nota Kontan
Macam bukti transaksi ini sangat sering digunakan dalam transaksi jual beli. Bukan hanya toko berskala besar, bahkan warung di sekitar rumah juga sering menggunakannya sebagai bukti terjadinya jual beli.
Dalam nota kontan tertulis informasi mengenai tanggal transaksi, jenis barang yang dibeli berikut jumlahnya, harga satuan dan lainnya. Jika penjual memberi discount atau potongan harga, semua tertulis di dalamnya.
Angka paling bawah yang tertulis merupakan total transaksi yang harus dibayar oleh pembeli. Bukti ini sangat penting jika membeli barang di toko yang melayani retur atau pengembalian barang.
Apabila pembeli merasa barang yang dibeli kurang nyaman dan ingin mengembalikan, maka nota tersebut harus ditunjukkan. Oleh karena itu bukti transaksi berupa nota kontan harus tersimpan dengan baik.
Biasanya pihak toko akan membuatnya dalam dua berkas. Berkas pertama diserahkan pada pembeli. Sedangkan berkas kedua tersimpan di toko. Dokumen ini sangat penting ketika dilakukan cash opname atau pengecekan stok.
2. Kwitansi
Bukti kedua ini digunakan ketika terjadi pembayaran secara cash. Kwitansi biasanya berbentuk kertas panjang. Bagian penerima akan membubuhkan tanda tangan dan tanggal terjadinya transaksi. Bahkan kadang, sebagai tambahan diberi stempel.
Dalam berkas kwitansi terdapat informasi yang cukup lengkap seperti yang sudah pernah kami jelaskan tentang cara membuat kwitansi pembayaran. Dengan demikian mudah untuk melakukan pengecekan. Apa saja informasi yang tertulis dalam kwitansi? Berikut diantaranya:
- Tanggal transaksi
- Jumlah uang
- Tanda tangan penerima
- Tanda tangan yang menyerahkan pembayaran
- Nama pihak pemberi uang
3. Nota Debet
Nota debet biasa dikeluarkan oleh pihak penerima barang atau yang menyerahkan sejumlah uang. Bukti ini biasa digunakan ketika terjadi kesalahan dalam transaksi. Misalnya besarnya harga atau jumlah barang yang diterima.
Dari pihak yang mengajukan, fungsi nota ini adalah untuk meluruskan transaksi sehingga haknya bisa diterima. Sedangkan bagi pihak yang mengeluarkan barang, nota ini merupakan alat untuk melakukan pengecekan cash opname.
Begitu pentingnya nota debet sehingga kedua belah pihak sama-sama harus memahami fungsinya. Bahkan tidak jarang jika memang terjadi human error yang menyebabkan kesalahan transaksi, pihak penerima uang meminta pada pembayar.
Gunanya adalah untuk menjadi bukti pengajuan ke bagian gudang atau keuangan. nota debet bukan alat untuk saling menjatuhkan tetapi cara untuk melakukan cross check bersama.
4. Nota Kredit
Macam nota ini merupakan bentuk tindak lanjut dari adanya nota debet. Petugas akan mengajukan nota kredit sehingga bagian finance melakukan pengurangan harga dan mengembalikan kelebihan pembayaran.
Sedangkan bagian gudang akan menindaklanjuti dengan memproses pengeluaran barang sesuai kekurangan. Nota-nota tersebut juga menjadi bukti dalam pelaporan transaksi yang sudah terjadi.
5. Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah bukti resmi yang menyatakan telah terjadi pembelian sebuah item. Dalam sebuah perusahaan, faktur penjualan penting sebagai bukti dalam merekap piutang yang berhubungan dengan besar aset perusahaan.
Dokumen ini merupakan bukti transaksi bahwa perusahaan telah menambah aset atau kekayaan dengan membeli suatu barang. Hal ini tentu berkaitan dengan terjadinya pengurangan besar cash flow di bagian keuangan. isinya berupa:
- Tanggal transaksi
- Nama perusahaan
- Jumlah barang yang dibeli
- Harga satuan maupun keseluruhan, termasuk discount jika ada
- Data perusahaan yang melakukan penjualan dan pembelian
- NPWP
- PPN
6. Faktur Pembelian
Bukti pembelian jenis ini menyatakan bahwa telah terjadi transaksi pembelian barang. Bisa juga berupa jasa. Faktur berisi informasi lengkap mengenai transaksi tersebut. Biasanya memuat:
- Nama perusahaan tempat membeli barang atau jasa
- Nomor transaksi
- Keterangan detail transaksi
- Harga
- Stempel yang mengesahkan transaksi
- Cara pembayaran. cash atau tempo, jika tempo berapa lama dan berapa jumlah cicilannya
7. Faktur Pajak
Dalam transaksi jual beli tertentu, misal properti berlaku pajak yang harus dibayar. Faktur pajak merupakan bukti penyerahan sejumlah uang kepada Direktorat Jenderal Pajak atau DJP.
Berkas bukti pembelian tersebut sangat penting ketika dilakukan audit baik dari internal maupun eksternal. Disamping itu juga bukti pelaporan ke dinas pajak bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban sesuai dengan aturan yang berlaku.
8. Cek
Cek merupakan surat berharga, berisi perintah pembayaran dari pihak yang mengeluarkan uang kepada pihak lain. Kertas ini merupakan bukti pembayaran resmi yang melibatkan bank sebagai perantara pembayaran.
Dalam melakukan transaksi atau pencairan uang melalui cek, maka pihak bank akan melakukan verifikasi. Gunanya untuk membuktikan bahwa memang dokumen tersebut berisi uang dan dapat dicairkan atau diterima. Ada dua jenis, yaitu:
- Aan Order
Jenis pertama ini dikenal dengan Cek Atas Nama. Dalam cek jenis ini terdapat nama yang berhak menerima dana. Petugas akan melakukan pengecekan bahwa nasabah yang datang dan mengambil uang cash sesuai dengan yang tertera dalam cek.Begitu juga jika dana yang tersimpan dalam cek harus ditransfer. Pihak bank akan mengecek kesesuaian pemilik rekening dengan data penerima cek. Jika berbeda maka dapat melakukan penolakan.
- Aan Toonder
Cek jenis kedua ini disebut dengan Cek Atas Pembawa. Dari pihak yang mengeluarkan cek tidak mensyaratkan siapa yang bisa menerima dana dalam cek tersebut. Jadi siapa saja yang membawanya dapat menerima uang.
9. Bilyet Giro
Bentuk pembayaran ini biasa digunakan oleh dua pihak yang melakukan transaksi dalam jumlah besar. Cara pembayarannya adalah dengan memindahkan sejumlah saldo dari satu bilyet ke lainnya.
10. Bukti Setor Bank
Sering menyepelekan bukti setor ke bank ketika melakukan transaksi di teller? Bukti ini sangat penting. Ketika transaksi yang dilakukan belum juga kunjung berhasil, maka bukti ini sangat penting.
Oleh karena itu, jangan langsung membuangnya. Simpan sampai transaksi benar-benar berhasil. Beberapa bank sudah mengubah bentuk bukti ini dengan bentuk dan ukuran yang berbeda. Namun demikian, fungsinya tetap sama.
11. Rekening Koran
Rekening koran merupakan bukti keluar masuknya uang dalam sebuah rekening tabungan secara terinci. Semua jenis transaksi baik melalui teller, e-banking maupun ATM akan tercatat.
Jenis bukti ini seringkali diperlukan untuk mengetahui cash flow dan kesehatan keuangan baik orang maupun perusahaan. Untuk mendapatkannya, bisa datang ke bank dan meminta petugas untuk mencetaknya.
12. Nota Retur
Contoh bukti transaksi berikutnya adalah Nota Retur. Seperti namanya, nota ini menunjukkan transaksi pengembalian barang oleh konsumen. Untuk memberikan pelayanan prima, banyak toko yang melayani retur atau pengembalian barang.
Retur berlaku jika terjadi kerusakan pada produk yang dibeli atau spesifikasi dan kelengkapan tidak sesuai dengan standar. Untuk melakukan retur, maka konsumen harus membawa nota tersebut.
13. Kas Masuk
Macam bukti pembelian ini hanya ada dalam internal perusahaan. Biasanya sebagai lampiran pencatatan uang masuk yang berasal dari pembelian produk, cicilan, hasil investasi dan lainnya.
14. Kas Keluar
Kebalikan kas masuk di atas, kas keluar merupakan contoh bukti transaksi pengeluaran dana perusahaan. Buku kas ini dibuat oleh bagian keuangan untuk melengkapi informasi pengurangan aset likuid, berupa kas.
iREAP POS, Digitalisasi Pencatatan Transaksi
Pencatatan transaksi sangat penting bagi sebuah perusahaan. Oleh karena itu penyimpanan dan pembukuannya harus detail, jelas dan mudah. Namun demikian, pencatatan secara hardcopy sering merepotkan.
Sebuah usaha yang berkembang harus dapat dipantau dari mana saja. Owner tidak harus selalu stand by untuk mengecek semua transaksi. iREAP POS menyediakan aplikasi pencatatan transaksi online yang mudah dan cepat.
Seorang pemilik usaha dapat mengecek perkembangan bisnisnya, termasuk stock opname barang hanya dalam genggaman. Praktis dan sangat mudah. kemudahan ini menjadikan semakin banyak perusahaan yang percaya pada iREAP POS.
Dengan kecanggihan teknologi yang digunakan, semua data dapat tersaji dengan cepat dan lengkap. Bahkan dengan berbagai bentuk grafik sehingga memudahkan dalam monitoring.
iREAP POS merupakan aplikasi recommended untuk membantu perkembangan bisnis Anda. Dengan teknologi modern, aplikasi yang mudah, informasi lengkap, menggunakan iREAP POS adalah pilihan tepat.
Untuk mendapatkan informasi lengkap, segera kunjungi websitenya, www.ireappos.com. Petugas profesional akan segera membantu Anda. Kini pencatatan bukti transaksi bukan masalah lagi.