Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadi dokumen penting yang akan memberi petunjuk bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Masing-masing perusahaan tentu memiliki SOP yang berbeda. Nah, bagaimana cara membuat SOP perusahaan yang benar agar bisa meningkatkan efektivitas operasional bisnis?
7 Cara Membuat SOP Perusahaan yang Benar dan Efektif
Untuk tahu urutan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan yang baik agar usaha bisa berjalan dengan efektif, ikuti 7 langkah berikut:
1. Membentuk Tim Penyusun SOP
Sebelum membuat SOP, lebih baik Anda membentuk tim penyusun SOP terlebih dahulu. Pilih orang yang memiliki keterampilan menulis dan punya pengalaman menyusun SOP.
Selain itu, pastikan setiap anggota penyusun ini memahami cara kerja SOP. Hal ini agar ada lebih banyak ide inovatif yang bisa dieksekusi sehingga dapat menghasilkan prosedur kerja yang sistematis, rapi, dan mudah dipahami oleh semua pihak.
Kenapa penting ada tim penyusun SOP? Supaya proses penulisan dan membuat SOP bisa efektif dan lengkap, mengingat ada banyak manfaat SOP bagi bisnis.
2. Menentukan Tujuan dari Pembuatan SOP
Cara selanjutnya, Anda perlu menentukan tujuan yang ingin dicapai.
Tujuan yang dimaksudkan di sini misalnya divisi yang membutuhkan standar kerja, topik penting dalam SOP, SOP yang berfungsi meningkatkan kualitas layanan, dan sebagainya...
3. Lakukan Riset dan Identifikasi Alur Proses Kerja
Anda perlu melakukan riset dan mengumpulkan berbagai informasi supaya isi SOP akurat dan terpercaya.
Gunakan referensi dari sumber yang memang terbukti kredibilitasnya atau bisa juga dengan melakukan wawancara pihak terkait.
Setelah melakukan riset berkaitan dengan informasi yang dibutuhkan, lalu Anda perlu mengidentifikasi proses atau alur kerja yang mau dijelaskan dalam SOP.
Misalnya, bisnis Anda adalah restoran. Maka Anda perlu membuat SOP yang berkaitan dengan proses pembuatan makanan atau layanan pelanggan yang efektif, termasuk cara menangani komplain dari pelanggan.
Anda juga bisa melakukan uji coba terhadap beberapa pegawai untuk mencari tahu apakah isi SOP bisa mudah dipahami atau tidak. Adanya uji coba ini sekaligus memastikan masih ada bagian yang perlu diperbaiki, dilengkapi, atau sudah sesuai dengan kebutuhan.
4. Membuat Rancangan Awal
Cara membuat standar operasional berikutnya, Anda perlu membuat rancangan awal SOP yang sesuai dengan bentuk standar operasi yang digunakan.
Apakah memiliki bentuk flowchart, simple steps, atau perlu tidaknya menambahkan gambar dan video. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan karyawan di dalam perusahaan.
Selain itu, tentukan juga format dan struktur yang akan digunakan dalam SOP. Beberapa elemen yang umumnya ada dalam SOP, antara lain:
- Judul: judul ini untuk membedakan antara SOP yang satu dengan SOP lainnya.
- Nomor SOP: harus nomor unik untuk setiap SOP agar Anda mudah melacaknya ketika membutuhkan lagi di kemudian hari.
- Tujuan: berisi penjelasan dan mengapa SOP ini penting untuk diterapkan / diikuti.
- Lingkup: Anda perlu menjelaskan lingkup SOP, misalnya: SOP ini berlaku untuk divisi X dan Y, untuk layanan pelanggan, dan sebagainya.
- Definisi: Berikan definisi untuk istilah-istilah yang kurang umum, namun harus tercantum dalam SOP sehingga pembaca awam tetap bisa memahaminya dengan baik.
- Prosedur: berisi tentang langkah-langkah atau alur kerja yang harus diterapkan.
- Referensi: sumber daya tambahan yang relevan dan dapat membantu pembaca SOP.
- Person in charge: orang yang bisa dihubungi ketika membutuhkan terkait SOP.
5. Lakukan Simulasi dan Buat Perbaikan SOP Jika Diperlukan
Dalam membuat SOP perusahaan, Anda tetap perlu melakukan simulasi sebelum SOP sah diberlakukan.
Cara melakukan simulasi bisa dengan meminta beberapa orang karyawan untuk membaca, mempraktikkan panduan yang tertera dalam SOP perusahaan, kemudian mereka perlu memberikan umpan balik.
Nah, dari hasil simulasi ini nanti Anda akan tahu, bagian mana di dalam SOP yang masih butuh perbaikan, dan mana yang sudah lengkap.
Jika perlu perbaikan, lakukan segera, baru kemudian SOP bisa disosialisasikan agar semua individu dalam perusahaan bisa menggunakannya.
6. Distribusi dan Sosialisasikan SOP
Setelah SOP selesai diverifikasi dan divalidasi, distribusikan SOP kepada semua pihak yang terlibat.
Pastikan setiap orang memahami SOP dan memiliki salinan terbaru. Selain itu, berikan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan SOP dan pentingnya mengikuti prosedur yang ditetapkan.
7. Tinjau dan Perbarui SOP secara Berkala
Terakhir, tetaplah menjaga SOP relevan dan efektif berdasarkan kondisi perusahaan terkini dengan melakukan peninjauan dan pembaharuan secara berkala.
Setiap kali ada perubahan dalam proses atau penyelesaian pekerjaan, pastikan SOP sesuai dengan perubahan tersebut sehingga mau tidak mau Anda perlu melakukan pembaharuan.
Lalu agar SOP terus update, Anda bisa pula melakukan evaluasi yang dihadiri oleh seluruh jajaran perusahaan.
Cara ini akan sangat membantu untuk memastikan di dalam SOP tidak ada kesalahan maupun kekurangan.
Jangan lupa, sediakan ruang agar setiap orang dapat memberikan saran maupun kritik yang membangun sehingga tercipta standar operasional yang efisien dan efektif.
Adanya panduan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan yang benar menjadi langkah efektif untuk mengoptimalkan kualitas operasional dan keberhasilan bisnis Anda. Apalagi kalau Anda juga menerapkan prinsip penting dalam penyusunan SOP. Apa saja? Cek di sini ya: Prinsip Penting Penyusunan SOP dan Contoh SOP Perusahaan.
