Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang Benar

1. Membentuk Tim Penyusun SOP

Sebaiknya sebelum membuat SOP, lebih baik membentuk tim penyusun SOP terlebih dahulu, anda bisa memilih orang yang memiliki ketrampilan menulis maupun memiliki pengalaman menyusun SOP.

Selain itu pastikan juga setiap anggota penyusun ini memahami cara kerja dari SOP, sehingga dapat menyumbangkan ide penyusunan ini.

2. Menentukan Tujuan dari Pembuatan SOP

Cara selanjutnya yaitu dengan menentukan tujuan yang ingin dicapai, sehingga bisa diterapkan standar operasi yang akan digunakan. Hal ini juga akan lebih mudah dipahami dan mudah diterapkan oleh para pegawai yang bekerja agar bisa mematuhi aturan SOP yang berlaku.

3. Mengumpulkan Data dan Mengkaji Kembali

Sebelum menerapkan SOP, sebaiknya tim mengkaji secara keseluruhan terlebih dahulu sistem kerja perusahaan. Seperti mewawancarai pihak terkait, mengumpulkan data secara terperinci. Hal ini tentunya digunakan untuk menentukan sudah lengkap atau perlu adanya penambahan sebelum diluncurkan.

Anda juga bisa melakukan uji coba terhadap beberapa pegawai untuk menilainya apakah mudah dipahami atau tidak. Sehingga adanya uji ini bisa membantu mendapatkan informasi kesalahan maupun adanya hal yang menyimpang.

4. Membuat Rancangan Awal

Cara membuat standar operasional berikutnya yaitu membuat rancangan awal SOP yang sesuai dengan bentuk standar operasi yang digunakan. Apakah memiliki bentuk flowchart, simple steps, maupun dengan menambahkan gambar dan video. Hal ini tentunya dapat disesuaikan dengan perusahaan agar lebih mudah dipahami dan tidak membosankan.

5. Melakukan Evaluasi Secara Keseluruhan

Agar penyusunan SOP lebih matang, hendaknya melakukan evaluasi yang dihadiri oleh seluruh jajaran perusahaan. Agar SOP tidak ada kesalahan maupun kekurangan, dan pastikan untuk membuka saran maupun kritik yang membangun, agar tercipta standar operasional yang efisien dan efektif.

Evaluasi bisa dilakukan secara internal maupun eksternal, agar hasil lebih maksimal. Misalkan menambahkan tim konsultan maupun penasihat.

6. Melakukan Simulasi dan Memperbaiki SOP

Proses penyusunan ini diperlukan adanya simulasi sebelum disahkan, sehingga apabila ada yang tidak sesuai bisa ditinjau kembali. Sehingga tim penyusun bisa memperbaiki kekurangan maupun kesalahan dalam standar operasional.

Setiap perusahaan pasti memiliki acuan dalam menjalankan setiap kegiatan operasionalnya baik perusahaan manufaktur, jasa, profit maupun non profit. Sehingga dalam menyusunnya ini bisa memperhatikan contoh standar operasional prosedur yang benar dan memperhatikan prinsip-prinsip penyusunannya.

Prinsip Penyusunan SOP

Cara membuat standar operasional prosedur perlu untuk memperhatikan prinsip-prinsip penyusunan agar lebih efektif dan lebih mudah untuk dijalankan. Berikut terdapat beberapa prinsip-prinsip dalam melakukan penyusunan SOP yaitu :

1. Memiliki Efisiensi dan Efektivitas

Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan tingkat efektif maupun efisiensi. Agar dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan tidak memiliki hambatan, bahkan tidak menimbulkan kerancuan.

2. Mudah Dimengerti dan Jelas

Prinsip kedua dalam menyusun SOP ini seharusnya mudah dimengerti dan jelas, sehingga dapat mempermudah para pegawai untuk mempelajarinya. Selain itu juga agar SOP mudah diterapkan oleh para pegawai agar bisa bekerja secara maksimal.

3. Bersifat Dinamis dan Mengikat

SOP yang ada seharusnya memiliki sifat memikat agar tidak bisa semena-mena, sehingga seluruh kegiatan perusahaan bisa terlaksana sesuai dengan prosedur yang ada.

Selain itu juga bersifat dinamis, hal ini akan bermanfaat apabila terjadi perubahan maupunrevisi baik secara internal maupun eksternal. Sehingga lebih memudahkan perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya.

4. Memenuhi Ketentuan Hukum yang Berlaku

Prinsip selanjutnya yang paling penting yaitu memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, sehingga perlu campur tangan dari pimpinan. Agar landasan hukum dapat dipatuhi dan dilaksanakan secara benar.

5. Terukur dan Konsisten

Membuat SOP ini haruslah memiliki standar kualitas tertentu agar pencapaian keberhasilan dapat diukur. Selain itu juga isi SOP harus konsisten, baik tata laksana maupun prosedurnya, agar dapat dilaksanakan oleh seluruh jajaran perusahaan.

Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)

Berikut terdapat beberapa contoh standar operasional prosedur yang sering digunakan oleh beberapa perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.

1. Pada Proses Produksi ataupun Operasi
   Anda bisa membuat langkah-langkah produksi, standar yang digunakan dalam perawatan, prosedur inspeksi maupun cara pelatihan untuk pegawai baru.
2. SOP Untuk Mempekerjakan Staf
   Dalam SOP bisa berisikan mengenai kebijakan orientasi maupun pelatihan karyawan, kemudian penjelasan mengenai pekerjaan. Selain itu juga daftar tindakan yang disiplin dan korektif dan pengelolaan mengenai ulasan kinerja.
3. SOP untuk Administrasi dan Keuangan
   SOP ini biasanya berisikan mengenai cara mengelola piutang dagang maupun proses pembayaran ataupun penagihan.
4. SOP untuk pemasaran, Penjualan dan Layanan Pelanggan
   Dalam SOP bisa dimasukkan aturan mengenai garansi, pengembalian uang maupun kebijakan pertukaran, cara melakukan penawaran harga. Selain itu juga standarisasi yang digunakan dalam melakukan proses pengiriman layanan termasuk waktu respons.

Contoh standar operasional prosedur pada layanan pelanggan ini diperlukan acuan aturan maupun cara pengakuan, komentar dan saran dari pelanggan. Cara membuat standar operasional prosedur memang sangat penting, agar hasil lebih maksimal dan dapat berjalan secara efektif.