Nota Kontan: Pengertian, Jenis dan Cara Membuat

Definition of Cash Notes and How to Make It


pengertian nota kontan jenis dan cara membuat

Nota kontan adalah tanda pembayaran yang sah bagi sebuah bisnis. Simak pengertian, jenis-jenis nota serta cara pembuatan nota kontan berikut ini!

Bagi Anda yang berbisnis atau kerap melakukan aktivitas jual beli, nota penjualan tentu bukan istilah yang asing. Lembaran kertas ini umumnya ada setiap kali Anda selesai melakukan transaksi. Di dalamnya terdapat berbagai informasi terkait jual beli yang dilakukan mulai dari nama barang, jumlah hingga harganya. Salah satu jenis nota yang dikenal di pasaran adalah nota kontan.

Jenis-jenis Nota yang Harus Diketahui

Sebelum membahas tentang nota kontan, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis nota penjualan. Nota penjualan dibuat oleh penjual untuk pembeli sebagai bukti transaksi. Untuk satu kali transaksi, biasanya akan dibuatkan dua nota. Satu nota untuk pembeli dan satu lagi untuk penjual.

Nota penjualan sendiri sebenarnya tidak selalu menunjukkan bahwa transaksi itu sudah dibayar tunai. Transaksi dengan pembayaran DP atau cicilan juga perlu dibuatkan nota penjualan. Untuk memahami perbedaan masing-masing nota penjualan atau bukti transaksi, simak jenis-jenisnya berikut ini!

1. Nota Kredit

Nota kredit atau credit note merupakan dokumen yang dibuat sebagai bukti transaksi untuk menunjukkan adanya pengurangan piutang usaha. Pengurangan ini dapat terjadi disebabkan turunnya harga barang yang dibeli atau karena terdapat kecacatan atau masalah yang menyebabkan barang harus dikembalikan sebagian atau seluruhnya.

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual setelah mendapatkan nota debet dari pembeli. Nota ini dibuat dengan adanya persetujuan dan kesepakatan dari kedua belah pihak sebelum proses pembelian dilakukan. Dengan begitu tidak akan terjadi kesalahpahaman.

2. Nota Debit

Seperti yang sudah disebutkan dalam poin sebelumnya, nota kredit baru bisa dikeluarkan oleh pihak penjual setelah pembeli menyerahkan nota debit. Nota debit sendiri dibuat oleh pembeli sebagai bukti pengurangan utang usaha karena adanya barang yang diretur atau dikembalikan. Jadi ketika pembeli memperoleh barang dengan sistem utang, adanya nota debit ini akan mengurangi nilai utang yang harus dibayar.

Baik nota kredit maupun nota debit harus dibuat dengan menggunakan salinan minimal rangkap dua. Lembar nota asli dikirimkan kepada pihak yang dituju, sementara lembar salinan disimpan oleh pihak yang membuat nota sebagai arsip atau bukti pencatatan.

3. Nota Kontan

Tidak seperti nota kredit dan debit yang masih berhubungan dengan utang piutang antara kedua belah pihak, nota kontan adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembelinya melakukan pelunasan atas barang yang dibeli.

Nota kontan biasanya dikeluarkan oleh seorang penjual untuk pembeli yang melakukan pembelian langsung. Karena proses pembayarannya tidak perlu menunggu jatuh tempo alias dibayar lunas, maka nota bukti pembayarannya disebut dengan nota kontan (karena digunakan untuk pembayaran kontan/tunai).

Seperti nota jenis lain, nota kontan juga harus dibuat dengan menggunakan salinan minimal dua rangkap. Nota asli diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual untuk catatan atau arsip. Ada beberapa informasi yang harus tertera dalam nota kontan yang dikeluarkan yakni:

  • Waktu dikeluarkannya nota termasuk tanggal, hari, bulan dan tahun.
  • Nama toko/pemilik usaha yang menjual barang.
  • Jenis produk yang dijual berikut dengan jumlah dan harga yang telah dibayar oleh pembeli.
  • Tanda tangan atau stempel untuk membuktikan bahwa nota tersebut merupakan tanda pembayaran yang sah.

Fungsi Nota

fungsi nota

Nota sendiri dibuat dengan beberapa tujuan. Selain sebagai bukti pembayaran, adanya nota memungkinkan perusahaan mengetahui data:

  • Jumlah produk yang sudah terjual.
  • Total pembayaran yang harus dibayarkan/diterima
  • Menjadi bukti transaksi yang sah dalam kegiatan jual beli. Hal ini penting demi menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
  • Menjadi sumber informasi pembukuan perusahaan. Adanya nota memungkinkan Anda melacak semua aktivitas menjualan dan pembelian sehingga memudahkan proses penghitungan keuangan perusahaan selama periode tertentu.

Bagi perusahaan adanya nota dapat memudahkan dalam memperkirakan jumlah barang yang terjual selama satu hari atau satu bulan.

Cara Membuat Nota Kontan

cara membuat nota kontan

Nota kontan tersedia dalam bentuk cetak yang bisa dibeli di toko perlengkapan alat tulis atau percetakan. Nota ini sudah jadi sehingga Anda hanya tinggal mengisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Anda juga bisa memesan nota ke percetakan dengan menambahkan logo usaha Anda. Semua jenis nota ini sah dijadikan sebagai tanda pembayaran jika disertai dengan stempel atau tanda tangan pengesahan.

Jika ingin membuat sendiri nota kontan, Anda bisa melakukannya dengan menggunakan Microsoft Excel di komputer. Caranya adalah:

  • Memasukkan kode produk. Anda dapat mengisi langsung kode produk tanpa harus memakai rumus formula Excel. Sesuaikan dengan kode yang sudah dibuat sebelumnya.
  • Mengisi nama barang dan jumlahnya pada kolom. Pada kolom nama produk/barang, masukkan nama secara manual. Kalau ingin lebih mudah, manfaatkan formula VLOOKUP ini: =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$3:$D$100,2,FALSE),””). Selanjutnya masukkan jumlah barang yang sudah terjual pada kolom jumlah barang.
  • Buat harga satuan per produk. Agar lebih mudah, gyunakan formula Excel berikut ini: =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,3,FALSE””).
  • Masukkan total harga. Jumlahkan barang yang sudah terjual dengan harga satuannya untuk memperoleh total harganya. Gunakan formula =SUM(G10:G16) untuk memudahkan Anda menghitungnya.
  • Masukkan nilai diskon (jika ada). Kalau produk yang Anda jual disertai dengan potongan harga, gunakan rumus ini untuk menghitungnya =IF(G17>=10000000,G17*20%,IF(G17>=1000000,G17*10%,0)).
  • Kurangkan total harga dengan diskon. Ini akan menjadi nilai total yang harus dibayarkan oleh pembeli pada Anda. Gunakan formula =G17-G18.

Karena nota merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam transaksi. Untungnya saat ini sudah semakin banyak aplikasi dan layanan yang bisa memudahkan Anda untuk mencatat semuanya. iREAP POS adalah jawaban bagi Anda yang menginginkan kemudahan operasional bisnis bagi para peritel.

Didesain oleh tim yang berpengalaman selama lebih dari 20 tahun, perangkat lunak ini sangat sederhana dan mudah digunakan oleh siapa saja. Tingkatkan kinerja, produktivitas dan profitabilitas perusahaan Anda dengan pembuatan nota kontan yang lebih simpel lewat iREAP POS.

Banner-ireap-pro