Apa tujuan SOP dan bagaimana cara mencapai tujuan SOP? Membuat SOP bagi perusahaan sudah tentu penting karena dapat membantu melancarkan operasional usaha.
Selain itu, SOP juga dapat membantu karyawan menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan baik. Untuk itu, baca penjelasan lengkap mengenai tujuan standar operasional prosedur dan cara mencapai tujuan tersebut di artikel ini.
Apa Tujuan Standar Operasional Prosedur?
1. Alur Kerja Lebih Tertata Rapi dan Sistematis
Sesuai dengan pengertian SOP adalah panduan kerja, maka adanya SOP membantu perusahaan memiliki alur kerja yang rapi dan sistematis.
Dengan adanya ketentuan terkait alur kerja, karyawan bisa bekerja lebih efektif, hemat biaya produksi, dan sekaligus dapat menghemat sumber daya berkat pekerjaan yang lebih cepat selesai...
2. Produktivitas Meningkat
Adanya SOP yang memandu karyawan bekerja dengan cara kerja yang konsisten dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan.
Hal ini karena karyawan tak perlu lagi bingung ketika menghadapi suatu masalah ketika hendak menyelesaikan pekerjaan. Mereka tinggal membuka panduan yang tertuang dalam SOP, kemudian bisa langsung mengerjakannya dengan baik.
3. Meminimalkan Terjadi Kesalahan
Standar operasional prosedur (SOP) berisi panduan kerja yang lengkap dengan langkah-langkah mengerjakannya.
Karyawan tinggal mengikuti setiap langkah kerja yang sudah ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Dengan cara ini sudah tentu bisa mengurangi kesalahan atau human error dalam bekerja.
4. Meningkatkan Kepuasaan Pelanggan & Karyawan
SOP dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan dengan memberikan pengalaman yang konsisten dan berkualitas tinggi.
Hal ini karena SOP dapat membantu karyawan untuk memahami suatu proses secara keseluruhan dan dapat bekerja secara efektif untuk menyelesaikan proses tersebut.
Contohnya ketika karyawan menghadapi keluhan pelanggan, maka mereka akan tahu apa yang harus dilakukan, termasuk cara berkomunikasi dan memberi solusi.
Di saat yang sama, SOP yang dibuat komprehensif juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan. Mereka jadi lebih mudah menyelesaikan tugas.
Bahkan, mereka juga tahu apa yang harus dilakukan ketika menghadapi kendala, dan paham dengan reward apa yang akan mereka terima jika bekerja dengan baik. Ini tentu saja akan meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.
Kiat Sukses Mencapai Tujuan Standar Operasional Prosedur
Untuk dapat mencapai tujuan SOP di atas, maka ada beberapa hal yang perlu Anda pastikan dalam SOP yang perusahaan buat. Beberapa kiat sukses mencapai tujuan SOP, antara lain:
1. Tujuan Harus Jelas dan Terukur
Anda perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai dan menetapkan Key Performance Indicators (KPIs) yang dapat diukur untuk melacak kemajuan usaha.
Dengan memiliki tujuan yang terukur, Anda dapat dengan mudah menilai, apakah telah mencapai tujuan atau masih perlu melakukan penyesuaian.
2. Harus Spesifik
Membuat SOP pastinya harus lengkap dan detail sesuai dengan prosedur yang nantinya dibutuhkan. Bahkan selama menyusun SOP, Anda butuh penyesuaian dengan kebutuhan di lapangan dan hasil observasi terkait cara kerja karyawan yang sudah pernah dilakukan.
3. Membuat Rencana Aksi yang Tepat
Setelah menentukan tujuan dan spesifikasi yang detail, langkah berikutnya adalah membuat rencana aksi yang tepat.
Rencana aksi akan membantu Anda menentukan langkah-langkah konkret yang perlu diambil untuk mencapai tujuan SOP yang sudah ditentukan.
Gunakan saja pendekatan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dalam membuat rencana aksi.
Kemudian pastikan mencatat semua langkah yang perlu diambil dan jadwalkan waktu yang cukup untuk melaksanakannya.
4. Libatkan Tim Kerja Secara Efektif
Tidak mungkin mencapai tujuan standar operasional prosedur tanpa melibatkan tim dengan efektif. Anda perlu memastikan setiap anggota tim memahami tujuan dan peran mereka dalam mencapai tujuan.
Komunikasi yang efektif dan kolaborasi yang baik di antara anggota tim sangat penting. Pastikan untuk menyelaraskan visi dan nilai-nilai tim agar semua orang bergerak ke arah yang sama.
5. Memonitor Kemajuan dan Melakukan Evaluasi
Monitoring kemajuan secara teratur dan melakukan evaluasi penting dilakukan. Karena mustahil Anda tahu langkah yang sudah dilakukan tepat atau belum tanpa memonitor dan melakukan evaluasi.
Oleh karena itu, buatlah sistem untuk melacak kemajuan, seperti penggunaan alat pelacakan proyek atau rapat rutin untuk memeriksa perkembangan.
Melakukan evaluasi secara rutin juga dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
6. Identifikasi dan Atasi Hambatan Sesegera Mungkin
Dalam perjalanan mencapai tujuan SOP, bisa jadi Anda akan menghadapi hambatan dan tantangan.
Itu sebabnya, penting bagi Anda mengidentifikasi hambatan tersebut dengan cepat dan mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasinya.
Dengan mengatasi hambatan secara efektif, Anda dapat menghindari keterlambatan dalam mencapai tujuan dan mempertahankan produktivitas tim.
7. Mendorong Inovasi dan Perbaikan Berkelanjutan
Langkah terakhir yang bisa membantu Anda mencapai tujuan lebih cepat adalah adanya inovasi dan perbaikan yang berkelanjutan.
Caranya, coba libatkan tim kerja untuk mencari cara meningkatkan proses kerja yang sudah ada jadi semakin efektif. Dorong tim kerja untuk melakukan inovasi demi efektivitas kerja yang lebih baik.
Dengan terus melakukan inovasi, Anda dapat memastikan bahwa SOP tetap relevan dan efektif seiring dengan perkembangan bisnis.
Nah, bagaimana? Siap menerapkan SOP di perusahaan dan mewujudkan tujuan SOP yang berkelanjutan? Jika iya, terapkan 7 kiat sukses mencapai tujuan standar operasional prosedur di atas. Selain itu, pastikan proses pembuatan SOP sudah sesuai ketentuan dan langkah-langkah yang benar. Cek di sini: Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang Benar atau ikuti saja Langkah Praktis Membuat SOP Perusahaan.
